Hiện nay, hàng hóa nước ngoài được nhập khẩu về Việt Nam qua các đường: Đường bộ (Road), đường thủy (Seaway), đường hàng không (Airway), đường sắt (Railway)… Tuy nhiên, phổ biến nhất phải nói đến chính là hình thức vận chuyển và nhập khẩu bằng đường biển. Vậy, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ như thế nào.
1. Đặt lịch tàu (booking tàu)
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên chính là booking tàu. Tuy nhiên, trước khi thực hiện được bước này, bạn cần phải tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để lấy booking. Sau đó, họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.
Để lấy booking tàu, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:
- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.
- Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
- Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát.
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,…
2. Kiểm tra và xác nhận booking
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là kiểm tra thông tin trên booking. Hãy kiểm tra các thông tin về:
- Cảng đi, cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố ảnh hưởng đến cả quá trình của lô hàng.
- Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
- Loại container, kích cỡ: container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót. Bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.
3. Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam mà bạn đang sử dụng làm điều này.
Các thông tin cần phải được cập nhật như:
- Ảnh chụp container rỗng: nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì. Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho hãng tàu.
- Đối với hàng đông lạnh, phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
4. Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng nhập khẩu
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng. Bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần phải có những chứng từ gì. Sau đó bạn hãy yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ đó cho bạn.
Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ đã khớp hay chưa. Bởi vì khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
5. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/ đại lý giao nhận. Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).
Sau đó, bạn hãy tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu.
- Bill gốc.
- Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
6. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến hàng hóa nhập khẩu
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước mà bạn phải đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan. Nếu bạn không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng. Thì lô hàng của bạn sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.
7. Khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Hợp đồng (contract).
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
- Phiếu đóng gói (packing list).
- Vận đơn (bill of lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Các chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng, bạn cần có đầy đủ các giấy tờ sau:
- Sales contract.
- Commercial invoice.
- Packing list.
- Bill of lading.
- C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, bạn cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
8. Mở và thông quan tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là mở và thông quan tờ khai. Đầu tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, bạn có thể tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu.
- Tờ khai phân luồng.
- Invoice.
- Packing list.
- Bill of lading.
- Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
9. Thanh lý tờ khai nhập khẩu
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
10. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
11. Rút hàng và trả xe rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.
12. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…
Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
- Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
- Sổ sách, chứng từ kế toán.
Trên đây là toàn bộ 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này. Hãy liên hệ với chúng tôi – Go Fast Logistics để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất!
Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ từ Trung Quốc về Việt Nam.